Los desafíos de la Comunicación Global en Proyectos

Trabajar en proyectos de ámbito global donde los equipos están localizados a lo largo y ancho del globo terráqueo es lo normal, hoy, pero arrancar un proyecto de estas características con independencia de las restricciones o la interminable preocupación por el coste, el plazo, etc. exige un plan de comunicación muy estudiado.

Todo plan de comunicación es transversal al proyecto y debe adaptarse a él, su gestión a través de equipos virtuales supondrá grandes desafíos, no sólo para el director de proyecto también para los miembros del equipo, ya que la buena disposición, el conocimiento, la comunicación efectiva, dependen en buena parte de lo que debemos tener en cuenta para que el proyecto sea exitoso.

https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Geokeys.jpg#globalusage

El estudio de PMI´s Pulse of the Profession in-Depth Report™, muestra que las comunicaciones constituyen el factor de éxito más crítico en los proyectos, mejorar y gestionar la comunicación eficazmente, es minimizar los riesgos en un proyecto.

Quiero al mejor!

Hace unos días tuve la oportunidad de asistir a la celebración de un hito en la carrera profesional de un gran artista, en el marco de un histórico y emblemático edificio en Madrid.

Desde el punto de vista de un profesional, este evento reunía todos los requisitos para ser catalogado como de alto impacto mediático, con una gran carga emocional y donde la coordinación técnica era uno de los factores clave de éxito.

Los Proyectos, las Personas y el Cambio

Un plan de gestión del cambio se planifica en base a un análisis y evaluación de la capacidad de la organización para asumir los cambios y de la magnitud del cambio; no todos necesitan lo mismo, el caso de la implantación de una herramienta tecnológica nada tiene nada que ver con un cambio organizacional, aunque hay elementos en la gestión que ambos comparten.

Las organizaciones a través de su estrategia empresarial justifican un cambio para alcanzar objetivos, es decir, obtener beneficio y rentabilidad a los proyectos que se ponen en marcha. En la mayoría por no decir todos recaerá en las personas que forman parte de la organización. Iniciar un proyecto de cambio implica precisamente eso, "ponerse en los zapatos" de quien trabaja el día a día, a quien afectará.  
En algunos casos, la necesidad, la urgencia son determinantes y causa de fracaso en un proyecto porque, no se toma en cuenta el verdadero valor que supone la adaptación de las personas hacia lo nuevo. 

La Gestión del Cambio y el Director de Proyectos

Cuando una empresa  toma la decisión de realizar una mejora en la gestión de sus procesos o una implantación a nivel organizacional para adaptarse a las exigencias actuales, está anticipando un cambio que repercutirá y mucho en las personas que forman parte de los departamentos en los que impactará.

El director de proyecto ante este tipo de proyectos sabe que no tiene entre manos un sólo proyecto, tiene además, que coordinar e implantar las actividades requeridas de la gestión del cambio para el proyecto en cuestión, es decir, gestionar el impacto y las resistencias de las personas a las que afectará. 

Project Management 2.0 y la capacidad de integrar

Continuando el artículo escrito con Carlos Pampliega sobre la Influencia de ProjectManagement 2.0 en los Proyectos, publicado en el boletín de PMI Madrid-SpainChapter y haciendo una reflexión sobre él.

Partiendo de la base de  Project Management 2.0,  como la tendencia a "adoptar nuevas maneras de trabajar, con el fin de ayudar a los equipos de proyectos a colaborar, comunicarse y, de forma general, a ser más efectivos en sus proyectos".

En este post, el Project Management 2.0 enfocado desde la capacidad de integrarse en un entorno, el actual, en continuo proceso de cambio; querer ser más eficientes requiere estar informados sobre lo que puede facilitar mejoras en  procesos, comunicaciones, herramientas, personas, etc., de un proyecto e implantarlas, teniendo en cuenta que todo tiene su proceso de adaptación.

Un reto actual. La gestión del cambio

Si observáis y escucháis con un poco de atención, os daréis cuenta de que las palabras que más se escuchan hoy, en cualquier circulo son: cambio, agilidad, especialización, formación, innovación, organización... y todas, llevan implícito "adaptate o te quedas fuera". 

Lograr una mayor eficiencia, rentabilidad, competitividad  unida a la mejora de la calidad en procesos se ha convertido en los objetivos principales de las empresas, que después de atravesar por un periodo muy duro de supervivencia se han dado cuenta de que la forma de dirigir, gestionar sus proyectos está cambiando, evolucionando, donde adaptarse y además rápido, empieza a ser una necesidad.

Pero claro, esto conlleva  una serie de cambios, primero internos, que influyen en el principal activo de una organización - las personas -  o stakeholders con poder e influencia en la organización;

La parte fuerte y más débil de un proyecto. Stakeholders

Hay un término para los que nos dedicamos a trabajar por proyectos y en proyectos de suma importancia y a tener en cuenta en la gestión y dirección. Los llamados Stakeholders, partes interesadas o interesados en un proyecto. La definición general dice: “Son PERSONAS, grupos de personas u organizaciones que se encuentran directa o indirectamente involucrados con las actividades de un proyecto, y tienen el potencial de influir notablemente en su rendimiento”, esto quiere decir, que el éxito o fracaso de un proyecto puede llegar a depender del grado de compromiso adquirido y su adecuada gestión con ellos.

Quién es quién en un proyecto. Los interesados

En mi anterior post  sobre el impacto e influencia de los interesados en un proyecto  mencionaba una matriz  definitoria en la que se posicionaban los grupos de interés o interesados en un proyecto por poder e influencia.

Pues ahora bien, con la nueva versión del PmBoK v.5 los interesados ganan valor y espacio propio con toda la razón, ya que son individuos o grupos de individuos (es decir, PERSONAS) que tienen algo que ganar o perder en el proyecto que están involucrados.

El miedo a Perder y el miedo a Ganar. Una reflexión

También se llama "salir de la zona de confort".

Pasa con cualquier cosa que altera la rutina sin previo aviso,  se estropea el coche y tienes que ir en transporte público a trabajar, se estropea el televisor y no puedes ver lo que llevabas esperando toda la semana o peor, cuando pierdes un trabajo después de haberlo dado, casi todo...

Imagen de Pixelia.com

Al principio lo vemos atroz y el pensamiento es "porque a mi", pero pasa... pasa y casi diría, que lo hemos pensado casi todos, por no decir todos, alguna vez.

El Impacto e Influencia de los Interesados en un Proyecto

Si hay algo que hay que tener en cuenta a la hora de dirigir y gestionar un proyecto son los interesados o stakeholders; son individuos y organizaciones que afectan directa o indirectamente de forma positiva o negativa en un proyecto, saber cuál es la posición de cada uno dentro del proyecto es fundamental por el impacto que pueden provocar durante el ciclo de vida del mismo.

El uso y la buena práctica en nuestra Comunicación

Hoy en día casi todos tenemos nuestra imagen 2.0,  existimos con  sólo hacer un clic en un buscador,  pero a la hora de interactuar con otras personas en reuniones, entrevistas, nuevos amigos, eventos… la imagen 2.0 se diluye y sólo cuentan  tus propias armas de comunicación para  influir  en los demás.

¿Por qué no saben lo que queremos? Adáptate a tu interlocutor.

En un proyecto, donde están involucrados distintos grupos para un único objetivo,  surgen los llamados problemas de comunicación, que desembocan en malentendidos, retrasos, y por lo tanto en problemas en el avance de un proyecto, estos al final se traducen en peligro para su continuidad y su éxito.

Creando y Manteniendo Nuestros Círculos de Confianza

En mi anterior post sobre la importancia de las relaciones profesionales decía  “las referencias personales generan un 80% más de resultados que una llamada fría a la hora de generar negocio; cada persona que conoces está conectada a su vez a otras doscientas.”

Los contactos han sido y serán importantes a la hora de relacionarnos y conocer a nuevas personas, no sólo en nuestro día a día profesional, en lo personal, también cuenta.

La Importancia de la Relaciones Profesionales. Estás bien conectado?

“Si existe una característica que comparten todas las personas que han tenido éxito en su vida es la de que disponen de una amplia red de contactos y que, a su vez han desarrollado la habilidad necesaria para nutrirla de forma permanente.” "Como filosofía de vida, como actitud y desarrollado de manera constante, es un arma profesional muy poderosa." Carolina Rojas, coautora del libro  “Uso práctico de las redes sociales”.

Adaptación y Flexibilidad; El Bambú

Leí hace poco tiempo sobre el bambú, si esa “plantita adorno" que la gran mayoría tenemos en casa, en un precioso recipiente con agua o plantada y que en mi caso, de vez en cuando miraba y no me decía nada, siempre estaba igual… un pequeño brote… hasta que empezó a crecer, crecer y me pregunté por qué ¿Qué había pasado para que esto ocurriera de repente?

Gestionando y Dirigiendo Proyectos "Miradas"

En mi primer post y antes de empezar a escribir sobre experiencias... conocimientos... ideas.. puntos de vista... miradas... sensaciones entorno al mundo de proyectos, no quería empezar sin contar la experiencia que ha sido para mi la primera fase de este proyecto, que es mi blog. Ya sé que todos empezamos por lo mismo, pero cuando es "hecho por mi", es una experiencia que se debe contar.