Trabajar en proyectos de ámbito global
donde los equipos están localizados a lo largo y ancho del globo terráqueo es lo normal, hoy, pero arrancar un proyecto de estas características con independencia
de las restricciones o la interminable preocupación por el coste, el plazo,
etc. exige un plan de comunicación muy estudiado.
Todo plan de
comunicación es transversal al proyecto y debe adaptarse a él, su gestión a través de equipos virtuales supondrá grandes desafíos, no sólo para el director de proyecto
también para los miembros del equipo, ya que la buena disposición, el
conocimiento, la comunicación efectiva, dependen en buena parte de lo que debemos
tener en cuenta para que el proyecto sea exitoso.
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https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Geokeys.jpg#globalusage
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El estudio de PMI´s
Pulse of the Profession in-Depth Report™, muestra que las comunicaciones
constituyen el factor de éxito más crítico en los proyectos, mejorar y
gestionar la comunicación eficazmente, es minimizar los riesgos en un proyecto.
Cuando nos
referimos a la gestión de un proyecto global con equipos virtuales, son muchas
las variables a tener en cuenta; la
diversidad global, es uno de los factores de mayor importancia, requiere
gestionar diferentes culturas, ya que lo que puede ser una conducta o estilo de
comunicación adecuado en una cultura, puede ser completamente inaceptable en
otras, incluyendo la comunicación no verbal. Las barreras lingüísticas y el
miedo por falta de seguridad pueden impedir comunicar, la falta de planificación en la
comunicación “dar por hecho que con un email es suficiente”. Identificar los riesgos
en la comunicación, como las interrupciones
que se pueden producir sabiendo que el “reloj” del proyecto no se detiene, la falta de análisis de los problemas
que pueden surgir entre el equipo, la
inexperiencia, la falta de atención,
y zonas horarias suponen un gran desafío
para el proyecto.
La comunicación
se basa en centrarse en lo que se quiere
comunicar y a quién, con un mensaje y resultado de lo que se espera, y
evitar la falta de comunicación o el tan temido comentario “Dice muchas cosas,
pero no estoy seguro de lo que quiere en realidad”.
Un director de
proyectos pasa entre el 75-80% del tiempo comunicando y normalmente, es el responsable
del éxito y fracaso del proyecto. Monitorear las comunicaciones, hacer seguimiento
al equipo y su estado de ánimo, dar feedback, etc. son las principales tareas
que el director o equipo de dirección de proyecto debe gestionar para mitigar los riesgos
que pueden derivar de la comunicación con las personas involucradas.
2 comentarios:
Excelente publicación sobre todo hoy en día que estamos trabajando post pandemia, donde nos dimos cuenta que con la tecnología tenemos muchas ventajas y sobre todo en el area de O&G pudimos optimizar muchas actividades desde trabajos online sin necesidad de estar en los sitios remotos de trabajo físico, todo con la necesidad de la comunicación y tener los formatos y check list cubiertos día a día.
Saludos desde Mexico.
Interesante artículo. Cuando comenzó la pandemia, estaba en la mitad de un proyecto de 3 años que comenzó en octubre 2018. trabajaba 2 semanas en Brasil, dos semanas en chile. era un equipo global, con personas de China, US, UK, Chile, Brasil, Canada, desde febrero 2020, cuando regrese de Brasil en los inicios de la pandemia, ya no volví, seguí remoto 100%.
en esa época Teams no era muy fuerte, no aislaba los ruidos ambientes, y se hacía complicado las comunicaciones , en reuniones, etc. durante la pandemia, TEAMS, mejoro mucho la aislación del ruido, y ahora permite escuchar atentamente, a los colaboradores, no importa donde estén. Por eso es muy importante, tener reuniones diarias, de control, semanales de avance, y mensuales, de revisión de KPI, para ver como va el proyecto.
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