Los desafíos de la Comunicación Global

Trabajar en proyectos de ámbito global donde los equipos están localizados a lo largo y ancho del globo terráqueo es lo normal, hoy, pero arrancar un proyecto de estas características con independencia de las restricciones o la interminable preocupación por el coste, el plazo, etc. exige un plan de comunicación muy estudiado.

Todo plan de comunicación es transversal al proyecto y debe adaptarse a él, su gestión a través de equipos virtuales supondrá grandes desafíos, no sólo para el director de proyecto también para los miembros del equipo, ya que la buena disposición, el conocimiento, la comunicación efectiva, dependen en buena parte de lo que debemos tener en cuenta para que el proyecto sea exitoso.

https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Geokeys.jpg#globalusage

El estudio de PMI´s Pulse of the Profession in-Depth Report™, muestra que las comunicaciones constituyen el factor de éxito más crítico en los proyectos, mejorar y gestionar la comunicación eficazmente, es minimizar los riesgos en un proyecto.

Cuando nos referimos a la gestión de un proyecto global con equipos virtuales, son muchas las variables a tener en cuenta; la diversidad global, es uno de los factores de mayor importancia, requiere gestionar diferentes culturas, ya que lo que puede ser una conducta o estilo de comunicación adecuado en una cultura, puede ser completamente inaceptable en otras, incluyendo la comunicación no verbal. Las barreras lingüísticas y el miedo por falta de seguridad pueden impedir comunicar, la falta de planificación en la comunicación “dar por hecho que con un email es suficiente”. Identificar los riesgos en la comunicación, como las interrupciones que se pueden producir sabiendo que el “reloj” del proyecto no se detiene, la falta de análisis de los problemas que pueden surgir entre el equipo, la inexperiencia, la falta de atención, y zonas horarias suponen un gran desafío para el proyecto.

La comunicación se basa en centrarse en lo que se quiere comunicar y a quién, con un mensaje y resultado de lo que se espera, y evitar la falta de comunicación o el tan temido comentario “Dice muchas cosas, pero no estoy seguro de lo que quiere en realidad”.

Un director de proyectos pasa entre el 75-80% del tiempo comunicando y normalmente, es el responsable del éxito y fracaso del proyecto. Monitorear las comunicaciones, hacer seguimiento al equipo y su estado de ánimo, dar feedback, etc. son las principales tareas que el director o equipo de dirección de proyecto debe gestionar para mitigar los riesgos que pueden derivar de la comunicación con las personas involucradas.    

Quiero al mejor!

Hace unos días tuve la oportunidad de asistir a la celebración de un hito en la carrera profesional de un gran artista, en el marco de un histórico y emblemático edificio en Madrid.

Desde el punto de vista de un profesional, este evento reunía todos los requisitos para ser catalogado como de alto impacto mediático, con una gran carga emocional y donde la coordinación técnica era uno de los factores clave de éxito.

El objetivo era que las 50.000 personas que allí se reunieron, pasaran 3 horas de disfrute, entrega y pasión por la música, de la mano de los mas de 20 artistas que compartieron escenario con el anfitrión. Para los responsables del proyecto, poner en escena un despliegue de tecnología sin precedentes en medios audiovisuales y electrónicos era la clave, para crear esa atmósfera cargada de espectacularidad y de magia que este tipo de eventos suelen conseguir, y para dejar grabados  aquellos momentos en la memoria de los que allí estuvimos. 

Un proyecto con estas expectativas no admite ningún margen de error. Requiere contratar a los mejores técnicos en cada especialidad así como una gestión y coordinación muy cuidadosa de todos los involucrados.  

Los profesionales de mas alto nivel son habitualmente un stakeholder muy particular que exige que “su” trabajo tenga mucha visibilidad, sin embargo, por bueno que sea, el exceso de algo que forma parte de un todo puede dañar el esfuerzo de las demás partes implicadas en el proyecto, y poner en peligro el trabajo del equipo, que estando bien sincronizado y planificado, es lo que asegura tanto el éxito conjunto como el éxito individual.  

El evento fue un éxito por todo el despliegue de medios que allí había. Desconozco las razones del exceso de protagonismo que se vislumbró de una de las partes al principio del espectáculo pero pude observar que, tras un  periodo corto de tiempo, en el que las expectativas del público no estuvieron alineadas con las expectativas de la organización, el publico definió “in situ” con su voz, lo que quería ver, un espectáculo donde la tecnología y el talento se integrara en uno sólo, como finalmente ocurrió.

Este singular evento ha dejado excelentes momentos en mi recuerdo, lo disfruté muchísimo, también pude apreciar quizá de-formación profesional, como al principio algo fallaba, entendiendo la complejidad, y me atrevo a decir, que había objetivos distintos entre stakeholders y lo que ocurrió cuando todo se alineó; 50.000 + 1000 personas envueltas en un espectáculo único entre las que me encontraba yo.